¿Está funcionando la tecnología en viajes corporativos de tu organización?

¿Está realmente funcionando la tecnología en viajes corporativos de tu organización?

Bajo un panorama de constante cambio, no es sorpresa que el rol de las agencias de viajes corporativos ha ido más allá de ofrecer solo una herramienta de reserva en línea. Las Travel Management Companies (TMC’S), actualmente están usando la más reciente tecnología en viajes para crear ecosistemas integrados para ayudar a sus clientes a alcanzar objetivos específicos de su negocio.

Para evaluar si la plataforma tecnológica de viajes satisface las necesidades de su organización, es necesario plantearse las siguientes preguntas:

¿La tecnología de viajes está adaptada a las necesidades y políticas de viajes de la organización?

Cualquier viajero de negocios que use una OBT (Online Booking Tool) solo debería acceder a productos de viaje aprobados para su perfil. Si la política de viajes permite, por ejemplo, que sus viajeros se alojen en ciertos hoteles, solo deberían estar disponibles esos establecimientos para generar su reserva.

¿Es el flujo de aprobación el óptimo?

Su plataforma de viajes debería proveer una aplicación usable en smartphones, para que los viajeros puedan hacer solicitudes en tan solo un click.
Los aprobadores deberían ser notificados inmediatamente para revisar la solicitud a través de la misma aplicación, iniciando un proceso de reserva automatizado a tiempo real.

¿Puede el sistema detectar tendencias?

Por ejemplo, se podría identificar a viajeros frecuentes que pasan mucho tiempo de un lugar a otro, y por consiguiente, pueden estar presentando agotamiento o quizá considerando otras oportunidades laborales menos exigentes en este sentido. Además, la herramienta debería alertar en base a factores de salud y seguridad, como cuando un colaborador viaja con la frecuencia suficiente para justificar su ticket en clase ejecutiva, o bien, si está viajando en exceso.

¿Está automatizada la gestión del riesgo en los viajes?

Las soluciones de gestión de riesgos deberían entregar acceso directo a centros de control de crisis en todo el mundo. La plataforma debería integrar la gestión de riesgos, las reservas y los sistemas de información para que los viajeros puedan ser rastreados, ya la vez, asesorados a tiempo real. También debería notificar sobre riesgo por concentración, resaltando casos donde demasiados colaboradores viajan en el mismo vuelo.

¿La plataforma está ayudando a controlar los gastos en viajes?

Una herramienta integrada de viajes debería entregar visibilidad del gasto en viajes a modo global de la organización como también de los convenios corporativos con proveedores preferentes. La adecuada combinación de tecnología y proveedor hace posible incluso comparar el programa de viajes de la organización con la de la competencia.

¿Es la plataforma una solución tecnológica escalable?

Muchas organizaciones a nivel global prefieren una sola plataforma disponible en múltiples mercados. Tan importante es la escalabilidad de esta solución, como la definición de cuál implementar ya que se impactará la experiencia de reserva, gestión, como a los proveedores de manera significativa. Una sola solución escalable permitirá una mayor visualización del gasto en viajes y comportamiento de reservas de manera nacional, regional o global.

¿La plataforma tiene acceso a datos para análisis?

Una funcionalidad de mapa de calor posibilita la revisión de varios aspectos del programa de viajes, como la detección de las áreas de mejor o peor desempeño. El sistema debería proveer un panel de control e indicadores de rendimiento, como también posibilitar la creación de reportes a necesidad, requeridos para el análisis detallado sobre la actividad de viajes y gastos.

¿Permite su plataforma mantener a los viajeros conectados?

La experiencia a través de la plataforma debería permitir a los viajeros acceder y gestionar sus reservas de viaje a través de su móvil, además de notificarlos sobre noticias relevantes como retrasos en los vuelos. Algunas aplicaciones también permiten acceder a la información fuera de línea, evitando el exceso de datos y reduciendo costos para la organización.

¿Su plataforma está integrada con tecnología de economía compartida?

El viajero actual requiere que su programa de viajes incluya proveedores de economía compartida como Uber o Airbnb. Para ello, es necesario que la plataforma integre estos servicios como un canal administrable. Los servicios de economía compartida deberían poder manejarse como cualquier otra transacción de viaje, con viajeros capaces de reclamar o trackear gastos y rendir boletas a través de una aplicación móvil inteligente.

¿La herramienta puede asegurar la seguridad de los viajeros?

Si los viajeros se encuentran en un país donde la seguridad se pone en riesgo repentinamente, la plataforma debería notificarles inmediatamente. Con la asesoría correcta en viajes, cada viajero podría tener acceso a centros de control de crisis a nivel global que lo asista en caso de que sea necesaria una repatriación.

Si su respuesta es sí a cada una de estas preguntas, su plataforma de viajes está preparada para el futuro. Si su respuesta fue no a alguna de estas preguntas, su herramienta de viajes está por debajo del rendimiento y es candidata a mejoras.

A través de Turavion y su partner internacional FCM Travel Solutions, puede acceder a una plataforma tecnológica de viajes integrada a nivel global, diseñada para entender el movimiento de los viajeros de su organización.

Para más información contáctenos: ventascorporativas@turavion.com

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