¿Qué proveedores para eventos necesito? Reuniones y Eventos Turavion

¿Qué proveedores para eventos necesito?

Independientemente de la naturaleza de la producción, es necesario contar con una serie de proveedores para eventos que se encarguen de brindar los servicios y logística requerida para cumplir con la expectativas propias y de los asistentes.

Los proveedores para eventos pueden ser personas o empresas; lo importante es que garanticen un máximo nivel de eficiencia y calidad, y que estén al tanto de las tendencias en eventos corporativos. Entre los más comúnmente contratados se destacan:

Soporte hardware y software

Hace referencia a los equipos y sistemas necesarios para la correcta gestión del evento, atendiendo a los objetivos del mismo y a las necesidades de los asistentes. Actualmente existen proveedores online de este servicio.

Agencia de marketing y diseño gráfico

Se encarga de difundir el evento a través de los medios, a fin de que la noticia llegue efectivamente al público objetivo. Algunas incluyen la producción audiovisual, email marketing, impresión de planfletos y demás instrumentos gráficos del evento.

Personal para las salas

Se encargan de la organización y equipamiento de las salas (pantallas, proyectores, etc.). También son responsables de la recepción y acomodamiento de los asistentes.

Personal para inscripción y acreditación

Básicamente, se encargan de montar toda la infraestructura y logística para la inscripción y acreditación de los asistentes (mobiliario, carteles, credenciales, souvenirs, etc.)

Encargados de actividades sociales

A este proveedor le corresponde el traslado de la sede al lugar donde se desarrollarán las actividades sociales, el catering, la ambientación del lugar, los espectáculos, entre otros.

Estos son algunos de los proveedores para eventos más comunes, pero, dependiendo de la complejidad de lo que se esté organizando, también puede ser necesario contratar coffee breaks, prensa, limpieza, guardarropas, transfers, fotografía, etc.

En ese sentido, siempre será más conveniente contar con una sola compañía que se preocupe de todos los detalles para que nada falle.

Agencia de viajes: Los mejores aliados como proveedores para eventos

Las agencias de viajes, como Turavion, son uno de los proveedores más completos, ya que su metodología de trabajo es similar a una productora de eventos, pero con un servicio más integral, encargándose a nivel logístico de las distintas etapas de las reuniones y eventos: conseguir locaciones, coordinar el traslado aéreo y terrestre de los participantes, alojamiento, programación de itinerarios pre y post evento etc.

Los beneficios de contar con una agencia de viajes que organice el evento son mayores que el de contratar servicios por separado, al permitir ahorrar gracias a convenios preferenciales, y al centralizar en un solo proveedor la producción en su totalidad y los costos involucrados.

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