Las políticas de viaje son el conjunto de normas que la organización establece para gestionar los viajes de trabajo que realicen sus colaboradores.  Este acuerdo deja claro cuáles son los derechos y deberes del viajero corporativo y la empresa, lo que evita potenciales confusiones o abusos de ambas partes.

La importancia de los viajes para una organización

Los viajes son un elemento muy presente en el mundo corporativo actual. Aunque recursos como videoconferencias o aplicaciones de mensajería permiten la comunicación a distancia, hay situaciones que no pueden reemplazar el traslado físico de personal, como por ejemplo, el trabajo en faenas distantes a las centrales de operaciones. Igualmente, en un contexto más ejecutivo, el acercamiento físico es necesario para una comunicación más efectiva en situaciones como reuniones con clientes/proveedores, congresos o capacitaciones.

También, permitir viajes corporativos trae ventajas a la empresa. Sabemos que potencialmente aumenta la eficiencia de sus procesos y apoya el crecimiento profesional de sus colaboradores. Sin embargo, los viajes corporativos pueden representar elevados costos para la organización si no se manejan bien. Es por esto que las empresas invierten tiempo y dinero en generar reglas claras para este tipo de actividades.

Definición de políticas de viaje

Dada la gran importancia que significa para una organización la gestión de viajes corporativos, es imprescindible que existan parámetros preestablecidos que sirvan a los usuarios de viajes, solicitantes y aprobadores a modo de guía de acción. En ella, todos los flujos de solicitudes y revisiones deben estar definidas, facilitando así las aprobaciones. Dependiendo del tamaño de la organización y la madurez con la que cuenten en gestión de viajes, pueden tener una persona a medio tiempo, dedicada, o incluso una plataforma online, para que se realice esta gestión. Esta última se configura con un motor de reglas parametrizable, lo que ayuda a automatizar el proceso hasta el momento la emisión de los servicios.

Es importante considerar:

• Reglas claras y concretas: diferenciar claramente los gastos del viaje que asumirá la empresa y cuáles serán responsabilidad del viajero. Definir, también, las actividades que entran dentro de la categoría de viajes de trabajo según los estatutos de la organización.
• Revisión de gastos: establecer los pasos a seguir para solicitar, aprobar y revisar viajes corporativos, y la documentación requerida para que los gastos correspondientes sean asumidos por la organización.
• Acuerdos comerciales: según la frecuencia y tipos de viajes, se pueden aprovechar acuerdos comerciales con proveedores de servicios. Aerolíneas, alojamientos y otros, cuentan con interesantes ofertas para el segmento de viajes corporativos.
• Anticipación de compra: Un buena política de viaje sabrá establecer los tiempos límites para una solicitud de ticket aéreo, alojamiento entre otros, evitando a la compañía tener que costear tarifas más elevadas a causa de solicitudes demasiado cerca de la fecha de realización del viaje. Para que este sistema sea exitoso, es importante complementar la implementación con acciones que ayuden a contrarrestar los posibles vicios internos provocados por una cultura organizacional sin regulación, como también la difusión de buenas prácticas en viajes entre los usuarios.

En base a la experiencia, siempre es posible ajustar las políticas de viaje, fortaleciendo las posibilidades de optimizar el gasto dentro de la organización, minimizando así costos asociados.