Las políticas de viaje son el conjunto de normas que la organización establece para gestionar los viajes de trabajo que realicen sus colaboradores. Este acuerdo deja claro cuáles son los derechos y deberes del viajero corporativo y la empresa, lo que evita potenciales confusiones o abusos de ambas partes.
Los viajes son un elemento muy presente en el mundo corporativo actual. Aunque recursos como videoconferencias o aplicaciones de mensajería permiten la comunicación a distancia, hay situaciones que no pueden reemplazar el traslado físico de personal, como por ejemplo, el trabajo en faenas distantes a las centrales de operaciones. Igualmente, en un contexto más ejecutivo, el acercamiento físico es necesario para una comunicación más efectiva en situaciones como reuniones con clientes/proveedores, congresos o capacitaciones.
También, permitir viajes corporativos trae ventajas a la empresa. Sabemos que potencialmente aumenta la eficiencia de sus procesos y apoya el crecimiento profesional de sus colaboradores. Sin embargo, los viajes corporativos pueden representar elevados costos para la organización si no se manejan bien. Es por esto que las empresas invierten tiempo y dinero en generar reglas claras para este tipo de actividades.
Dada la gran importancia que significa para una organización la gestión de viajes corporativos, es imprescindible que existan parámetros preestablecidos que sirvan a los usuarios de viajes, solicitantes y aprobadores a modo de guía de acción. En ella, todos los flujos de solicitudes y revisiones deben estar definidas, facilitando así las aprobaciones. Dependiendo del tamaño de la organización y la madurez con la que cuenten en gestión de viajes, pueden tener una persona a medio tiempo, dedicada, o incluso una plataforma online, para que se realice esta gestión. Esta última se configura con un motor de reglas parametrizable, lo que ayuda a automatizar el proceso hasta el momento la emisión de los servicios.
En base a la experiencia, siempre es posible ajustar las políticas de viaje, fortaleciendo las posibilidades de optimizar el gasto dentro de la organización, minimizando así costos asociados.